Peralatan kearsipan

1. Map Arsip Atau Map Folder

Map folder adalah map yang terbuat dari plastik tebal. Namun, alih-alih penjepit, map folder berisikan kantong-kantong plastik yang bisa diisi dengan berbagai dokumen. Kelebihan dari map folder adalah map ini mampu mengelompokkan berbagai file dengan rapi.

2. Stopmap Folio

Stopmap folio adalah jenis map yang harganya paling murah, map ini terbuat dari kertas karton. Kekurangannya adalah stopmap folio ini mudah sobek dan tidak tahan lama, jadi biasanya hanya digunakan untuk penyimpanan berkas yang sifatnya temporer atau sementara.

Stopmap polio biasa digunakan untuk menyisipkan surat lamaran kerja, proposal atau dokumen lainnya agar tidak tercecer dan susunanya tetap rapi.

3. Hanging Map

Map gantung adalah map yang digunakan untuk menyimpan berkas pada filling cabinet atau tempat penyimpanan khusus lain Berkas-berkas berisi data akan ditempatkan pada map gantung, kemudian dimasukan kedalam filling cabinet atau alat lain secara vertikal.

4. Ordner

Map ordner adalah map yang terbuat dari karton ataupun plastik dan memiliki ruang yang besar. Map ordner biasanya diletakkan di rak arsip, filling cabinet, ataupun roll o'pact dan dilengkapi dengan label pada bagian luarnya. Tujuannya adalah untuk mempermudah user mencari data-data yang diinginkan.

5. Boks Arsip

Boks arsip memiliki sekat-sekat yang dapat digunakan untuk menyimpan berbagai jenis dokumen. Boks arsip biasanya terbuat dari karton tebal dan disimpan di dalam ruang dokumen/arsip atau di perpustakaan. Bok arsip bisa menyimpan dokumen dari bertahun-tahun yang lalu hingga saat ini.

6. Rak Arsip

Rak Arsip adalah alat pengarsipan dengan menyusun dokumen secara lateral atau menyamping. Dokumen-dokumen ini bisa dikelompokkan dulu, lalu dimasukkan ke ordner atau boks arsip sesuai pengelompokan. Masing-masing kelompok bisa ditempelkan dengan label namanya untuk mempermudah pengelolaannya.

7. Filling Cabinet

Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang tersusun secara vertikal dan dapat digunakan untuk mengelompokkan dokumen. Filling cabinet terbuat dari besi dan bisa dikunci. Karena kuat dan tidak mudah lapuk, tak mengherankan perabot ini sangat diandalkan dalam menyimpan berbagai macam dokumen.

8. Roll o'Pack

Roll o'Pack adalah lemari dokumen dorong untuk menyimpan dokumen dengan kapasitas besar yang dapat digerakkan dengan manual atau dengan penggerak mekanik. Roll o'Pack mirip dengan rak perpustakaan, hanya saja rak pada Roll o'Pack dapat bergerak. Jadi, pada intinya Roll o'Pack adalah sebuah rak yang bisa bergerak dan dapat menyimpan dokumen dengan kapasitas besar. Alasan utama yang membuat Roll o'Pack diminati yaitu kepraktisannya.

9. Printer barcode dan Scan Barcode

Printer Barcode sangat dibutuhkan untuk setiap proses kegiatan pegolahan dokumen. Barcode arsip berfungsi untuk memberikan informasi dan identifikasi dokumen dan pemberian informasi lokasi simpan dokumen, sehingga proses pencaraian arsip secara fisik lebih cepat dan efisien.

10. Rotary

Rotary adalah alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak dari lemari biasa, termasuk Filling Kabinet di atas. Dan hanya dengan memutar alat ini, pekerjaan bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan rotary ini bisa membantu dalam memaksimalkan penggunaan lantai di ruang kantor.

11. Lemari Arsip

Lemari arsip memiliki fungsi sama seperti Filling Cabinet tadi, namun bentuknya lebih mirip ke almari almari pakaian. Dan penyimpanannya pun tidak dilakukan seperti Filling Cabinet. Penyimpanan pada lemari arsip ini biasanya dengan cara memasukkan berkas ke dalam Ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti Filling Cabinet di atas. Lemari arsip biasanya terbuat dari besi atau kayu yang dilengkapi dengan daun pintu.

12. Alat sortir

Alat kearsipan sortir ini digunakan untuk memisahkan surat-surat untuk disimpan ke folder masing-masing. Di industri percetakan, alat kearsipan ini sering digunakan untuk menyusun surat atau faktur yang memiliki beberapa rangkap.

13. Guide

Guide adalah lembaran kertas yang digunakan untuk sekat atau pemisah bagian-bagian dokumen. Guide bisa dibuat dengan berbagai ukuran sesuai dengan ukuran berkas. Kertas yang digunakan untuk Guide biasanya kertas tebal atau karton.

Guide sendri memiliki dua bagian penting yang perlu dipahami;

•  Tab guide, adalah bagian yang menonjol dan memiliki label tulisan yang menandakan pengelompokan dokumen.

• Badan guide, bagian dimana dokumen anda diposisikan sehingga rapih dan mudah dicari.

Guide digunakan pada bagian depan tumpukan dokumen Anda yang berada di filling cabinet. Atau jika anda menggunakan ordner anda bisa menyisipkannya diantara ordner sehingga pengelompokan mudah dicari. Guide tersedia dalam berbagai ukuran (A4 atau Folio) dan bisa dibuat custom sesuai dengan kebutuhan sesuai dengan besarnya dokumen yang dimiliki.

14. Numerator 

Dalam jenis peralatan kearsipan, numerator dibutuhkan untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen, tanpa harus mencetaknya dengan mesin printer. Pada bentuknya, terdapat numorator bisa memiliki angka kecil atau besar, dan dengan jumlah digit tertentu.

15. Label

Lebel adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada pengelompokan kertas lalu dapat ditempelkan pada bagian folder. Anda bisa mencetak stiker label sendiri sehingga label terlihat menarik dan bagus. Namun untuk menghemat biaya anda bisa menggunakan sticky note untuk ditempelkan sebagai pengingat.

16. Stapler

Stapler adalah alat untuk menyatukan beberapa lembaran kertas dengan mengikatnya dengan isi staples. Alat ini sangat sederhana, cukup digerakkan dengan tangan untuk menekan isi staples yang berbentuk U untuk mengikat sejumlah lembaran kertas. 

Jenis Jenis Stapler menurut fungsi dan kebutuhan ; 

• Stapler Ukuran Kecil – Max 10 lbr kertas

• Stapler Ukuran Sedang – Max 20 lbr Kertas

• Stapler Ukuran Besar – Max >20 lbr kertas

17. Perforator

Perforator adalah alat yang biasanya digunakan untuk membuat lubang di tepi kertas. Namun dapat pula digunakan untuk melubangi arsip. Alat ini penting dalam peralatan pengarsipan, karena dibutuhkan ketika ingin memasukkan berkas ke dalam order. Lubang yang dibuat perforator biasanya memiliki diameter 5 milimeter.

 Perforator memiliki beberapa jenis berdasarkan lubang yang dimilikinya, dimulai dari 1 lubang, 2 lubang sampai dengan 5 lubang. lebih dari 5 lubang membutuhkan mesin yang besar yang biasanya dimiliki oleh percetakan offset dan percetakan digital untuk melubangi pekerjaan Kalender dan Agenda.

kelompok 2

ANE PUTRI WIDIYANTI

CECILIA SARAGIH

CHYNTIA ZAHRA

M.HAFIDZ

SYIFA SHAFIRA

ZAENAL ABIDIN